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비전자기록물관리시스템 도입사업

구 매 시 방 서

2016. 5.

Ⅰ. 일반사항

목적

□  본 시방서는 대외경제정책연구원의 비전자기록물관리시스템을 도입하는데 있어 발주기관인 대외경제정책연구원(이하 “갑”)이 계약자인 납품업체(이하 “을”)에게 요구하는 각종 H/W, S/W 설치 및 기술지원 등 제반사항을 명시하여 시스템의 확장성, 안정성 및 향후 지속성을 유지하도록 함을 목적으로 함.

2. 사업명

□ 비전자기록물관리시스템 도입

3. 사업의 목적

□ 비전자기록물관리시스템 도입을 통한 안전하고 체계적인 기록관리 업무 수행

ㅇ 기록관리 프로세스 전반의 시스템화

ㅇ 연구원이 보존하고 있는 비전자기록물의 목록 관리

ㅇ 연구원에서 운영하는 분류체계의 안정적 관리

ㅇ 비전자기록물 메타데이터 변동사항 및 이용의 이력정보 관리

□ 기록물관리 프로세스의 편의성 확보를 통한 처리과의 업무효율 증대

□ 검색, 대출·반납 기능을 통한 연구원 내 비전자기록물 이용가능성 증대

4. 구매 및 설치의 범위

□ 아래 사항에 준하며, 세부 내역은 ‘특수조건’에 따른다.

ㅇ 비전자기록물관리시스템 운영을 위한 H/W, S/W를 납품․설치하여야 한다.

ㅇ 공급된 시스템 운영에 관련된 교육 및 기술 지원을 하여야 한다.

5. 납품 및 설치 장소

□ 대외경제정책연구원 전산실(1F)

6. 납품 및 설치 기한

□ 도입한 비전자기록물관리시스템은 계약일로부터 30일 이내에 정상운영 되어야 한다.

7. 입찰 자격 조건

□  입찰 참가자격 : 다음의 요건을 모두 갖춘 자

ㅇ 국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 제12조 및 제76조의  규정에 의한 일반경쟁 입찰 참가자격을 구비한 업체

ㅇ ｢소프트웨어산업 진흥법｣ 제24조에 따라 신고를 필한 자

ㅇ ｢중소기업제품 구매촉진 및 판로지원에 관한 법률｣ 제9조에 따른 전산업무(소프트웨어 개발 포함)분야의“정보시스템개발서비스”직접생산확인증명서*를 소지한 중소기업 또는 ｢미래창조과학부고시 제2014-25호｣에 따라 중견기업이 된지 5년이 경과하지 않은 기업
(대기업은 협력업체로도 참가할 수 없음.)

*입찰마감일 전일까지 발행된 것으로 유효기간 내에 있어야 함

ㅇ 기록물관리와 관련하여 전문성이 인정되는 자
- 최근 3년 이내 기록관리시스템 구축 및 유지보수 실적이 있는 자
- 기술인력으로 기록물관리전문요원(공공기록물관리에 관한 법률 시행령 제78조에 의한 자격이 인정되는 자)을 보유하고 있는 자

Ⅱ. 특수조건

본 특수조건에 명시된 사항은 시스템을 구매・설치하는데 있어서 “갑”과 “을” 간에 성립되어야 할 구매 물품의 요구사항 및 설치・납품조건에 관한  사항임.

1. 주요 사업 내용

□ 요구사항을 만족하는 비전자기록물관리시스템(S/W) 설치 및 제반 장비 납품

□ 비전자기록물(간행물 포함) 목록 및 분류체계 업로드

□ 비전자기록물관리시스템 운용을 위한 매뉴얼 제공, 교육시행 및 기술지원

2. 장비 요구사항

□  하드웨어

구분	세부사양
기록관리서버	◎ CPU: E5-2609v3 * 1 6Core 이상 ◎ 메모리: 8GB 이상 ◎ 하드디스크(Internal HDD): 600GB SAS * 2ea (RAID1) 이상 ◎ Raid controller : Smart Array P440ar/2G FIO Controller ◎ ODD: DVD ROM ◎ Power Supply 이중화 ◎ OS: Linux CentOS

□  DBMS

구분	세부사양
DBMS	◎ 기관보유 Oracle 11G 활용 및 설치 지원

3. 시스템 세부 기능요건 및 요구사항

□  소프트웨어 기능요건

기능요건	세부사항	비고
등록	◎ 비전자기록물 목록 일괄 처리 기능 ◎ 건·철 등록, 수정 기능 ◎ 건·철별 업무분류 및 보존연한 선택 기능
이관	◎ 부서별 이관신청 기능 ◎ 기록관 이관승인·인수 기능	건·철 이관, 검수, 인수 절차의 시스템화
정리	◎ 기록물철 정리에 필요한 각종 기능 ◎ 기록물철·보존상자 등 기록물 정리에 필요한 레이블 자동생성 기능
보존	◎ 기록물의 배치 및 위치정보 수정·조회 기능 ◎ 보존상자 편성(재편성을 포함)을 위한 건·철 단위의 각종 기능 ◎ 기록물 상태점검·정수점검 추진 기능	기록물은 보존상자 단위로 서가에 배치
평가	◎ 평가·심의대상 기록물 선정 기능 ◎ 평가·심의대상 기록물 목록 출력 기능 ◎ 처리과 의견 등록 기능 ◎ 기록물관리전문요원 의견 등록 기능 ◎ 기록물평가심의위원회 결과 등록 및 적용 기능	기록물평가 절차상 업무편의성 보장
폐기	◎ 기록물 목록 폐기 상태변경 기능
분류체계	◎ 업무분류체계 등록·수정·폐지 기능 ◎ 처리과의 업무분류체계 변경신청 기능 ◎ 업무분류체계 검색 기능 ◎ 업무분류체계 트리 조회 기능 ◎ 업무분류체계 변경 이력 조회 기능
검색	◎ 기록물 건·철·부서별 검색·목록출력 기능
대출·반납	◎ 기록물 열람·대출신청, 승인 통보, 미승인 통보, 대출기간 연장 기능 ◎ 기록물 반납처리 기능	각 기능별 사유작성 기능 필수
조직·이용자 관리	◎ 이용자 정보 등록·권한부여·수정·삭제 기능 ◎ 조직 정보 등록·수정·삭제 기능
감사증적	◎ 이용자별 감사증적 조회 기능 ◎ 기록물 건·철별 감사증적 조회 기능 ◎ 이용자·기록물철별 대출·반납 이력 조회 기능	기타 비전자기록관리 시스템 상에서 일어나는 업무에 대한 모든 로그정보 저장
통계	◎ 기록물 형태별 건·철 단위 생산·보유현황 통계 ◎ 보존기간별 건·철 단위 생산·보유현황 통계 ◎ 부서별 건·철 단위 생산·보유현황 통계 ◎ 보존기간별 폐기현황 통계 ◎ 보존기간 재책정 현황 통계 ◎ 이용자·부서별 건·철 단위 생산·보유현황 통계 ◎ 이용자·기록물철별 대출통계

□  소프트웨어 요구사항

요구사항	상세내용
설치환경	◎ 웹 기반 프로그램 (C/S 프로그램 불가)
S/W품질인증	◎ TTA GS, CC 인증 등
유니코드(UTF-8) 지원	◎ 유니코드와 이를 위한 인터넷 표준 부호화 방식(UTF-8 등)을 적용 ◎ 웹페이지와 DB 상에서 한자(확장한자 포함) 및 다국어 문자 입출력 가능
표준프레임워크	◎ 전자정부 표준프레임워크 2.5 이상을 개발 프레임워크로 적용

□  비전자기록물 목록 및 분류체계 업로드

ㅇ 비전자기록물 보유목록 업로드

ㅇ 분류체계 업로드

□  비전자기록물관리시스템 운용을 위한 매뉴얼 제공, 교육시행 및 기술지원

ㅇ 비전자기록물관리시스템 운용매뉴얼 작성

ㅇ 향후 비전자기록물관리시스템 운용을 위한 사용자 교육 실시

4. 구매 조건

□  “을”은 “갑”이 도입하고자 하는 시스템의 기능을 충분히 사전 파악하여 비전자기록물관리시스템의 정상적인 운영에 차질이 없도록 하여야 한다.

□ “갑”은 설치될 시스템이 본 시방서에서 요구하는 성능․사양을 수용할 수 없다고 판단되면 “을”에게 설치변경을 요구할 수 있으며, “을”은 이에 응해야한다. 또한 장비설치에 따른 운반․설치 및 시험운영 시 “갑”에게 사전협의를 거쳐 시스템 및 프로그램을 설치하고, 시스템의 정상적인 설치와 시험운영에 관련하여 발생되는 경비는 “을”이 부담한다.

□ 납품하는 물품은 본 시방서에서 요구하는 세부사양과 기능을 100% 만족시키는 정품, 완제품으로 공급되어야 한다.

□ 모든 소프트웨어는 라이센스를 포함한 정품으로 납품하고 원 소유자의 저작권을 침해하지 않아야 한다. 이 경우 “갑”이 필요하다고 인정되는 경우를 제외하고는 최신 버전을 납품하여야 하며, “을”은 납품되는 H/W와 S/W의 유지관리 및 운용을 위한 매뉴얼을 제공하여야 한다.

□ 납품・설치하는 시스템 및 관련 S/W에 대하여 H/W 구성, 통신망(LAN) 연결 등이 “갑”의 목적수행에 전혀 지장이 없도록 하여야  하며, 품질의 신뢰성, 제품의 안정성에 아무런 문제없이 일괄 납품, 설치해야 한다.

□ “을”은 시스템에 대한 운용상태를 시험 운영하여 “갑”이 요구한 항목에 대해 정상 가동함을 입증해야 하며, 검수 완료 후에라도 본 시스템의 운영과 관련되어 “을”의 책임으로 발생되는 모든 사고와 그로 인한 손해에 대해 “을”이 변상 조치하여야 한다.

□ 설치 중 시스템이 손상될 우려가 있을 때에는 “을”은 필요한 방지책을 강구하여야 하며, 피해 발생 시 응급조치를 취하고 “을”의 부담 및 책임 하에 원상복구 하여야 한다.

□ 낙찰자는 동 물품의 제조사가 아닐 경우 계약 시 “제품공급 및 기술지원확약서” 원본을 제출하여야 하며 제출하지 아니할 경우에는  “물품구매입찰유의서 제17조 제1항”에서 정한 계약을 체결하지 아니한 자로 처리하고, “국가계약법 제9조 및 동법시행령 제76조”에 의거 입찰보증금을 국고에 귀속시키고 부정당업자 제재조치를 받게 된다.

Ⅲ. 납품 및 설치 수행 지침

1. 시스템 납품 및 설치

□“을”은 계약 후 7일 이내에 납품일정 및 세부작업 공정표를 제출하여야 한다.

□“을”은 작업개시 및 진행상황에 따라 작업 내용, 진행 상황 등을 감독관에게 일 단위, 혹은 작업 단위로 보고하여야 한다.

□ 시스템의 납품과 설치 중 제반 안전사고 및 납품 과정에서 발생하는 행정적, 기술적 제반 비용, 납품된 시스템의 안정적 운영을 위한 보안장치의 설치비용과 그 문제 처리는 “을”이 부담하며 세부규격에 명시된 품목 외에 추가적인 품목과 비용이 요구될 경우 “을”이 부담한다.

□ 시스템의 납품・설치는 “갑”의 업무에 지장을 초래하지 않는 시간에 이루어져야 하며 시스템 설치 시 전산실 내의 부대설비에 영향을 주지 않도록 해야 하며, 부주의 등으로 인하여 부대설비를 손상시켰을 경우 "을"의 비용으로 즉각 원상복구 시켜야 한다.

□“을”은 “갑”의 전산실내 전기시설을 사전 파악하여 시스템 설치에 완벽을 기하여야하고 보완이 필요시 “갑”에게 보완을 요청 후 시스템을 설치하여야 한다.

□“을”은 계약서에 명시된 일체의 물품을 계약 일부터 30일 이내에 “갑”이 지정하는 장소에 일괄 납품 설치하여야 하며 정상적인 운영과 관련하여 발생하는 행정적, 기술적 제반비용과 그 문제 처리는 “을”이 부담한다.

□“을”은 “갑”이 구매하고자 하는 물품세부 규격과 상이한 품목을 납품하여 시스템 운영이 불가하다고 판단될 경우 “갑”의 요구에 의해 “을”은 납품‧설치한 모든 장비를 철거 및 회수해야 하며 그 비용은 “을”의 부담으로 한다.

□ “을”은 해당 시스템을 설치할 때 “갑”의 전산실에 설치된 서버 및 통신망 운용에 전혀 지장이 없도록 완벽한 호환과 정상적인 운영이 이루어지도록 해야 하며 문제 발생시 하드웨어 및 소프트웨어의 종합적인 분석을 통해 문제를 해결해야 한다. 또한 납품장비의 파손이나 시험 운영 중 장애가 발생할 경우 A/S는 불허하며 동일 사양 이상의 신규 제품으로 즉시 교체하여야 한다.

2. 품질보증

□ “을”은 과업 수행 과정상 수반되는 전문기술 및 유관사항을 “갑”에게 이전하는데 최선을 다하여야 한다.

□ “을”은 구축 후 1년간 성과에 대한 품질을 보증하고, 관련 기술발전 내용을 향후 시스템 확장 구축에 반영할 수 있도록 하기 위한 “갑”의 기술적인 자문 및 지원요구에 성실히 응하여야 하고, 하자로 인하여 시스템운영에 지장을 초래할 경우 이에 대한 책임을 져야하며 손해를 배상하여야 한다.

3. 검수 및 시험운영

□ 검수의 대상범위는 본 시방서에 의한 H/W, S/W의 납품, 설치, 시스템의 정상 가동여부를 확인과정에 포함한다.

□ “을”은 검수에 필요한 시스템 개요와 운영관련 기술을 “갑”에게 충분히 제공하여야 하며 시험가동과 검수에 필요한 물품은 “을”이 무상으로 제공하여야 한다.

□ “을”은 장비 납품 및 설치 후 시험가동을 실시하여 그 결과 문제가 없을 경우 검수 요청을 하여야 하며, 시험 가동 시 발견되는 에러나 불합리한 문제점, 시스템 보완요구 등에 대해서는 즉시 조치하여야 한다.

□ 최종 검수 결과 시스템 운영이 불가하다고 판단되거나 기기의 하자발생으로 계약조건을 이행하지 못하는 것으로 판단될 시 “갑”의 요구에 의해 “을”은 납품‧설치한 모든 장비를 철거 및 회수해야 하며 그 비용은 “을”의 부담으로 한다.

□ 납품일 내에 다음 사항을 입증해야만 검수를 할 수 있으며, 제품의 하자로 시스템 가동이 지체될 경우 납품제품 일체를 교체하여야 한다.

ㅇ본 시방서에 명시된 세부규격과 기능에 맞는 완제품으로 납품 및 설치

ㅇ 장비 및 소프트웨어 설치에 대한 이상 유무를 확인한 후 시스템의 정상 작동 여부 확인

4. 대가 지급

□  물품 납품 및 설치 후 검수를 실시하고, 검수 후 대가를 지급한다.

5. 유지 보수

□ 무상 유지 보수 기간은 검수일로부터 1년으로 한다.

□ 유지 보수 기간 중 발생한 장애에 대하여 “을”은 무상으로 신속 조치하여 업무에 지장이 없도록 하여야 한다.

□ 도입 후 시스템 운영 시 다음과 같은 문제점이 발생될 경우 “을”은 즉시 보완하여야 한다.

ㅇ 프로그램 오류

ㅇ 시스템의 성능(응답시간, 품질 등)

ㅇ 시스템 운영과정에서 발견된 “을”의 귀책사항

ㅇ 기타 사업범위내의 수정 요구사항

ㅇ “을”은 비전자기록물관리시스템에 대한 지속적인 기술지원 및 시스템 업그레이드 시 운영시스템에 문제가 없도록 기술지원을 하여야 한다.

6. 교육 및 기술 지원

□ 시스템 운영에 필요한 전반적인 사항을 종합하여 교육 및 기술지원  실시 방안을 제시하여야 한다.

□ 유지 보수 기간 중 “을”은 관리자 및 업무담당자가 원활히 운영할 수 있도록 시스템의 운영․유지보수에 관한 기술전수와 교육을 실시하여야 한다.

□ 기타 시스템 도입 및 운영상 필요하다고 판단되어 “갑”이 교육을 요구할 경우 이에 응하여야 한다.

7. 보안

□  “을”은 본 시스템 설치와 관련하여 취득한 보안사항(“갑”의 시스템 환경, 운영에 관한 정보나 시설 등)에 대하여 보안을 유지해야 하고 해당 자료를 외부에 누설하여서는 아니 되며, 본 시스템 구축 후 “갑”의 구축된 정보자료가 외부로 유출되지 않도록 보안대책을 강구하여야 하며 이에 따른 문제발생시 계약업체가 모든 민․형사상 책임을 지고 보상해야 한다.

□ “을”은 전산실 출입 등 “갑”이 요구하는 제반 보안사항을 충실히 이행하여야 하며, 유지보수 기술 인력의 보안각서 등 관련서류를  제출하여야 한다.

□ “을”은 유지보수 기간 내 납품 시스템의 보안상 문제점이 발견될시 즉각 그 대책을 수립하여 해결하여야 한다.

8. 기타 사항

□ 본 시방서에 관하여 이의가 발생하였을 때 또는 본 시방서가 정하지 않은 사항에 대하여는 상호 협의하여 결정한다.

□ 본 시방서에 명기되지 않은 사항일지라도 “을”은 시방서에 명기된 사항과 본 사업 진행상 불가피하거나 응당 시행하여야 할 사항에 대하여는 본 시방서에 포함된 것으로 간주한다.

9. 제출서류

□ 계약체결 시 제출물

ㅇ 보안 각서 및 보안 서약서

ㅇ 제품공급 및 기술지원확약서 1부

ㅇ 설치일정표 1부

ㅇ 최근 3년간 기록관리시스템 구축 및 유지보수 실적

ㅇ 기록물관리전문요원 기술인력 보유 증빙 자료
- 4대 보험 가입 증빙자료 제출(국민건강보험 자격득실확인서, 국민연금 사업장가입자증명서, 국민연금사업장가입명부(전체) 중 택 1)
- 기록물관리전문요원임을 증명할 수 있는 서류(학위증명서 등), 미제출 시 인정하지 않음

□ 사업수행 시 제출물

ㅇ 수행계획서 1부.

ㅇ 납품일정 및 세부작업 공정표 1부.

ㅇ 기타“갑이”사업수행 중 필요하다고 판단되는 산출물.

□ 사업완료 시 제출물

ㅇ 완료보고서 1부.

ㅇ 시스템 설치 CD 및  라이선스 1부

ㅇ 시스템 세부 매뉴얼 1부.

ㅇ 보안확약서 1부.